Od pewnego momentu to, w jaki sposób przechowywane są dokumenty potwierdzające sprzedaż produktów oraz usług, jest regulowane przez prawo. Wynika to głównie z tego względu, że to właśnie te dokumenty traktowane są jako podstawy podczas rozliczeń podatkowych. Obecnie dopuszczalne jest na przykład przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej Według artykuły 112 i 112a ustawy o VAT, wszystkie dokumenty stanowiące potwierdzenie sprzedaży produktów i usług, muszą być archiwizowane. Stanowią one podstawowy dowód podczas rozliczeń podatkowych.
Archiwizowanie faktur – jak to się robi?
Obecnie szczególnie popularnym i dopuszczalnym przez prawo rozwiązaniem stała się sprawdzona archiwizacja faktur. Według wspomnianych wcześniej ustaw, dokumenty muszą być przechowywane przez okres co najmniej pięciu lat, od roku kalendarzowego, w którym to minął termin zapłaty danego podatku. W jaki sposób można przechowywać i archiwizować dokumenty handlowe? Podczas ich gromadzenia musi zostać zachowany podział ze względu na okresy rozliczeniowe. Dodatkowo, muszą one być przechowywane również w taki sposób, aby nie było żadnych problemów z ich odszukaniem. Co więcej, muszą one spełniać przy tym warunek ich autentyczności, oraz musi zostać zachowana ich czytelność, oraz tak zwana integralność zawartych na nich treści. Elektroniczne archiwum dokumentów jest wybierane przez coraz większą liczbę firm, gdyż nie wymaga ono poświecenia dużej ilości miejsca, jak ma to miejsce w przypadku archiwum fizycznego. Co więcej, zazwyczaj w przypadku tego rodzaju archiwum, nie ma większych problemów z odnalezieniem poszukiwanych dokumentów, gdy zajdzie taka potrzeba. Jest to niezmiernie istotne, gdyż, gdy tylko zajdzie taka potrzeba, dany dokument musi być udostępniony do wglądu organom, które mogą każdej chwili przeprowadzić w danym przedsiębiorstwie kontrole. Brak możliwości znalezienia dokumentu, nie jest traktowany jako uznawane wytłumaczenie. Dlatego też zgromadzone archiwum elektroniczne powinny być zabezpieczone, na przykład hasłem, przed dostępem osób niepowołanych.
Kluczowe jest również to, aby dostęp do niego miało tylko tyle osób, ile jest to konieczne. Archiwizacja dokumentów jest czymś, z czym boryka się każdy przedsiębiorca. Tak naprawdę, nie musi być to tak trudnym zadaniem jak mogłoby się wydawać. Jest wiele firm, które zajmują się archiwizacją dokumentów na zlecenie, również w formie elektronicznej. Dzięki temu, można mieć pewność, że w razie potrzeby nie będzie żadnych problemów ze znalezieniem wymaganego dokumentu, takiego jak faktura, a jednocześnie, że archiwum zostanie utworzone zgodnie z obowiązującym prawem.